Jednoosobowa działalność gospodarcza jest najpopularniejszym wyborem dla osób, które chcą rozpocząć działalność poza zatrudnieniem etatowym. Ta forma prowadzenia firmy ma wiele zalet, w szczególności prostotę działania, ale nie brakuje w niej również pewnych negatywnych aspektów. Jednym z nich jest pełna osobista odpowiedzialność za finanse firmy. Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, odpowiada za swoją firmę majątkiem osobistym. Oznacza to, że w przypadku poniesienia znacznych strat, będzie musiał pokryć je z własnej kieszeni. To właśnie dlatego wielu samozatrudnionych decyduje się na naturalny kolejny krok, jakim jest przekształcenie działalności w spółkę lub założenie nowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Co można zyskać przechodząc z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z o.o.?
Jak już wcześniej wspomniano, ograniczenie odpowiedzialności finansowej jest głównym powodem podjęcia takiego kroku, ale nie jest to jedyna korzyść. Jakie inne korzyści wiążą się z przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.?
- Nowi wspólnicy i nowy kapitał: Osoby, które dołączają do przedsiębiorcy jako wspólnicy w spółce, wnoszą do firmy swój własny kapitał. Wysokość tego kapitału zależy od ustaleń między wspólnikami. Dodatkowo, każdy z nowych wspólników wnosi do firmy swoje kontakty oraz know-how, co zwiększa możliwości pozyskiwania kapitału na dalszym etapie działalności.
- Możliwość sprzedaży: Spółka z o.o. może zostać sprzedana, jeśli taki jest zamiar i zgoda wspólników.
- Możliwość dziedziczenia: Udziały w spółce mogą zostać przeniesione, umożliwiając przekazanie spółki kolejnym pokoleniom.
- Wyznacznik rozwoju: W wielu przypadkach prowadzenie spółki z o.o. jest postrzegane jako bardziej poważna działalność, wiążąca się z większymi możliwościami niż jednoosobowa działalność gospodarcza. Chociaż jest to korzyść wizerunkowa, nie wiąże się z tym żadne konkretne ograniczenia czy przywileje.
- Płynne przejście do działania na nowych zasadach: Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. może trwać dłużej niż założenie nowej spółki, ale umożliwia przedsiębiorcy kontynuowanie działalności bez przeszkód. Po przekształceniu przedsiębiorca zachowuje wszystkie ulgi, do których miał prawo jako prowadzący działalność gospodarczą, kontynuuje wszystkie umowy (bez konieczności zawierania nowych) i nadal może korzystać z przyznanych koncesji.
Jakie wady wynikają z przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę?
Wszystko posiada wady i zalety. Jedną z nielicznych wad przekształcenia działalności jest liczna papierologia. Na początek będzie potrzebny przy zmianie tak zwany plan przekształcenia. Również będzie potrzebne poinformowanie pracowników o zmianie oraz zgłoszenie wniosku do KRS.
Z czego składa się plan przekształcenia?
Pierwszym etapem jest przygotowanie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy, która będzie stanowiła podstawę planu przekształcenia. Dokumenty finansowe, które określają wartość majątku, powinny zostać przygotowane w taki sposób, aby cały plan przekształcenia, wykorzystujący te dane, mógł zostać sporządzony nie później niż w kolejnym miesiącu.
W załącznikach do planu przekształcenia konieczne jest uwzględnienie dokładnej wyceny aktywów i pasywów należących do firmy, a także przedstawienie sprawozdania finansowego w celu przekształcenia.
Kolejnym wymaganym dokumentem jest oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy, które powinno zawierać następujące informacje:
- Typ spółki, w którą przedsiębiorca się przekształca (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością);
- Wysokość kapitału zakładowego (minimum 5 000 zł);
- Dane członków zarządu spółki z o.o. (wspólników);
- Zakres praw, które przyznaje się wspólnikom spółki z o.o. (jeżeli dotyczy).
Ostatnim istotnym załącznikiem jest projekt aktu założycielskiego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W treści tego dokumentu powinny znaleźć się następujące informacje: adres siedziby spółki, przedmiot jej działalności, wartość nominalna i liczba udziałów przypisanych do poszczególnych wspólników, wartość kapitału zakładowego oraz ustalony czas trwania spółki (jeśli taki został określony).
Kiedy przedsiębiorca może zmienić formę prawną działalności?
Nie każdą formę prawną można swobodnie przekształcić w inną. Dopuszczalne są następujące przekształcenia:
- Przedsiębiorca, będący osobą fizyczną i prowadzący działalność gospodarczą we własnym imieniu, ma możliwość przekształcenia formy prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową, czyli jednoosobową spółkę akcyjną lub jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
- Spółka cywilna może być przekształcona w dowolną spółkę handlową, z wyjątkiem przekształcenia w spółkę jawną, gdzie stosuje się oddzielną, bardziej uproszczoną procedurę przekształcenia.
- Natomiast spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółka akcyjna mogą być przekształcone w inną dowolną spółkę handlową.
Jak przekształcić działalność gospodarczą w spółkę?
- Przygotowanie planu przekształcenia ( opis powyżej )
- Uzyskanie opinii biegłego rewidenta
- Złożenie oświadczenia
- Stworzenie i podpisanie umowy
- Złożenie w KRS wniosku o rejestrację spółki
- Złożenie do US wniosku o rejestrację VAT
- Powiadomienie pracowników oraz urzędów o przekształceniu w spółkę
Ile trwają procedury oraz ile wynosi średni koszt zmiany?
Przekształcenie działalności może trwać nawet pół roku. Każdy proces w urzędach trwa od 30 dni do 2 miesięcy. Koszty, które należy ponieść za zmianę to około 5000 zł.
Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu formalności zarówno związanych z samym procesem przekształcenia, jak i założeniem nowej formy. Dodatkowo, niesie to ze sobą liczne dodatkowe koszty, których można uniknąć, zakładając od nowa spółkę. Procedura przekształcenia jest również czasochłonna, wymagając dłuższego okresu na dopełnienie wszystkich wymogów i zakończenie procesu.
Z powodów zarówno formalnych, jak i finansowych, korzystniejsze może być zakończenie istniejącej działalności i założenie nowej spółki pod inną nazwą. Taka decyzja eliminuje wątpliwości wśród dotychczasowych kontrahentów i klientów co do kontynuacji działalności, a także pozwala uniknąć zbędnych trudności związanych z przekształceniem.