Ogólne informacje
Spółka z o.o. należy do spółek kapitałowych i posiada własną osobowość prawną. Jak sama nazwa wskazuje, jest to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, więc wspólnik odpowiada za zobowiązania do kapitału zakładowego określonego w umowie, a wynosi on min. 5 000 zł. Nie ma w niej obowiązku opłacania składek ZUS. Wyjątkiem jest moment, w którym została powołana przez jedną osobę. Spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość i jej założenie oraz prowadzenie jest bardziej skomplikowane. Jeśli zdecydujesz się na tę formą prawną, to możesz posiadać wspólników i inwestorów.
Jakie są wady i zalety założenia spółki z o. o.?
Jedną z głównych korzyści wynikających z wyboru Spółki z o.o. jako formy prowadzenia działalności gospodarczej jest jej ograniczona odpowiedzialność. Spółka ta posiada status odrębnej osoby prawnej, co oznacza, że działa jako samodzielny podmiot, niezależny od swoich udziałowców. Wspólnicy Spółki z o.o. są ograniczeni tylko do wartości swojego wkładu, co oznacza, że nie ponoszą indywidualnej odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Osoby fizyczne i prawne, bez względu na miejsce zamieszkania i siedziby, mogą zostać założycielami Spółki z o.o.
Taki model prowadzenia działalności może być atrakcyjny dla wspólników, którzy chcą mieć bezpośredni nadzór nad prowadzeniem spraw spółki i jednocześnie zminimalizować ryzyko do poziomu swojego wkładu. Dodatkowo, minimalny kapitał początkowy wymagany do założenia Spółki z o.o. wynosi tylko 5 000 zł, co czyni tę formę prowadzenia działalności bardziej dostępną dla mniejszych przedsiębiorstw i startupów.
Kolejną zaletą spółki z o.o. jest możliwość jej dziedziczenia oraz że nie ma obowiązku opłacania składek ZUS. Jedną z wielu zachęcających zalet jest również możliwość sprzedania utworzonej spółki.
Jednak jak wszystko co ma zalety spółka ma również wady.
Istotne wady posiadania spółki z o.o.
- Podwójne opodatkowanie.
- Utrudniony sposób wypłacenia wynagrodzenia.
- Wymagany minimalny kapitał.
- Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.
- Konieczność corocznego składania sprawozdania finansowego.
- Zarząd odpowiada całym swoim majątkiem.
Proces założenia i rejestracji sp z o.o.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona w drodze umowy przez jedną albo więcej osób. Proces powstania spółki z o. o. można podzielić na etapy:
- Zawarcie umowy spółki
- Wniesienie wkładów własnych
- Wpis do rejestru przedsiębiorców KRS.
Jednak warto pamiętać że od 1 lipca 2021 można spółki rejestrować wyłącznie elektronicznie.
Dokumenty jakie należy przygotować, aby założyć działalność to przede wszystkim umowa spółki.
Należy mieć również:
- oświadczenie o pokryciu kapitału początkowego (podpisane przez wszystkich wspólników), które należy złożyć do sądu rejestrowego w ciągu 7 dni od rejestracji,
- deklarację PCC-3 ( należy złożyć w urzędzie w terminie 14 dni ),
- NIP-8 ( należy złożyć w terminie 21 dni ),
- VAT-R ( należy złożyć na co najmniej 7 dni przed pierwszą transakcją – jeśli spółka chce być Vatowcem).
- Zawarcie umowy spółki z o.o.
Pierwszym etapem powstania spółki z o ograniczoną odpowiedzialnością jest zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego bądź przy wykorzystaniu wzorca umowy przez system s24.
Dane, które powinny znajdować się w umowie to:
- nazwa firmy i siedziby spółki
- przedmiot działalności spółki – określenie właściwego PKD
- wysokość kapitału zakładowego
- określenie ilości udziałów przypadających na jednego wspólnika
- liczba i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników
- czas trwania spółki.
Przedmiot działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest obowiązkowym elementem każdej umowy lub aktu założycielskiego. To właśnie przedmiot działalności stanowi uzgodniony przez wspólników cel, dla którego została powołana spółka. Określenie przedmiotu działalności jest istotne, ponieważ wpływa na zakres i rodzaj działalności, jaką spółka będzie prowadzić.
W momencie podpisania umowy, powstaje tzw. spółka z o.o. w organizacji, która działa w trybie ułomnej osoby prawnej do czasu rejestracji w KRS. Spółka ta już wówczas ma zdolność do nabywania praw, zaciągania zobowiązań. Po zarejestrowaniu w KRS, spółka otrzymuje pełną zdolność prawno-podmiotową i staje się pełnoprawnym podmiotem gospodarczym.
Kolejnym elementem konstrukcyjnym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wyłożenie kapitału zakładowego. Kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być niższy niż 5 tys. zł, a wartość nominalna udziału niższa niż 50 zł.
Najczęstsze błędy popełniane przy zakładaniu spółki:
- Nieprawidłowe lub niezgodne z umową spółki zasady reprezentacji
W polu wniosku dotyczącym sposobu reprezentacji spółki należy podać informacje określone w akcie notarialnym, które określają zasady reprezentacji. W akcie tym powinny zostać wskazane osoby uprawnione do reprezentowania spółki oraz sposób, w jaki mogą działać. W przypadku jednoosobowego zarządu, w akcie notarialnym powinna zostać wskazana jedna osoba, która będzie pełniła funkcję prezesa zarządu i będzie reprezentowała spółkę.
Przy podpisywaniu umowy spółki w systemie S24 należy pamiętać o zasadach reprezentacji. W przypadku, gdy wspólnik spółki jest jednocześnie członkiem zarządu innej spółki, nie jest uprawniony do reprezentowania spółki przy zawieraniu umowy spółki. Jest to zgodne z zasadą, że jedna osoba nie może reprezentować dwóch stron w transakcji.
- Brak uiszczonych opłat sądowych
Przed złożeniem wniosku należy wnieść obowiązkowe opłaty. Inaczej wniosek nie będzie rozpatrzony.
- Członek zarządu notowany w rejestrze karnym
Przed rejestracją warto sprawdzić, czy żaden z członków zarządu nie jest notowany w Krajowym Rejestrze Karnym.
- Niedopuszczalna klasyfikacja branżowa PKD
Ważne jest, aby pamiętać, że w przypadku deklarowania numerów PKD działalności gospodarczej w wniosku, ich liczba nie może przekraczać dziesięciu pozycji, w tym jednego przedmiotu przeważającej działalności na poziomie podklasy. Kody PKD powinny być zgodne z przedmiotem działalności określonym w umowie spółki. Warto zwrócić uwagę, że niektóre PKD, np. działalność bankowa czy ubezpieczeniowa, nie mogą być wykonywane w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Przed podjęciem decyzji o wyborze formy prowadzenia działalności gospodarczej, warto dokładnie zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi wykonywanej działalności oraz z odpowiednimi przepisami prawa.
- Błąd w danych wspólnika lub członka zarządu
Wpisując dane osobowe wspólników i członków zarządu sprawdź, aby były pełne i wprowadzone bez błędów. Szczególnie zwróć uwagę na adresy, a w przypadku osób prawnych – ich numery rejestrowe.
- Spóźnione złożenie wniosku
Pamiętaj, że czas od zawiązania spółki do jej rejestracji nie może przekroczyć 6 miesięcy. Po tym terminie spółka ulega rozwiązaniu i konieczne jest ponowne zawarcie umowy spółki. Z kolei czas od zawarcia umowy spółki w systemie S24 do wysłania wniosku nie może przekroczyć 7 dni.
- Nazwa spółki (firma) już występuje w rejestrze albo jest myląca
Należy pamiętać, że nazwa spółki, czyli tzw. firma, nie może wprowadzać w błąd co do przedmiotu jej działalności. Niektóre nazwy, takie jak np. „bank”, są zastrzeżone i nie mogą być używane przez spółkę, która nie prowadzi działalności bankowej.
Warto zwrócić uwagę, że sąd może odrzucić wniosek o zarejestrowanie spółki, jeśli nazwa jest myląco podobna do innych firm działających już na tym samym rynku, zarówno pod względem geograficznym, jak i branżowym. W takim przypadku może dojść do sytuacji, że nazwa spółki zostanie zmieniona na inną, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami i utrudnieniami w prowadzeniu działalności. Dlatego warto wybrać nazwę spółki, która będzie jednoznacznie kojarzyć się z jej przedmiotem działalności, ale jednocześnie nie będzie kolidować z już istniejącymi na rynku nazwami firm.
Aby sprawdzić, czy wymyślonej przez Ciebie nazwy nie ma już inny podmiot należy wpisać ją w wyszukiwarce internetowej lub można sprawdzić w bazie KRS lub CEIDG.
- Niewłaściwy Wydział KRS
Wniosek o wpis spółki do KRS składasz w sądzie rejonowym właściwym ze względu na siedzibę spółki. Sprawdź, czy wybrałeś sąd właściwy dla adresu spółki, który wskazałeś.
- Błąd w nazwie spółki lub oddziału
Uważaj, aby w polu w którym wpisujesz nazwę spółki nie podawać niepotrzebnie jej formy prawnej, którą wybierasz w oddzielnym polu. Jeśli spółka ma oddziały, nazwa musi zawierać sformułowanie: „[nazwa spółki] Oddział w [miejscowość]”.
- Nieprawidłowa data sporządzenia umowy spółki podana w formularzu
Pamiętaj, że o dacie sporządzenia umowy spółki decyduje data złożenia ostatniego podpisu pod umową.
- Nieważne lub nieprawidłowe pełnomocnictwo
Jeśli wniosek jest składany przez pełnomocnika, nie trzeba dołączać pełnomocnictwa, jednak pełnomocnik powinien powołać się na nie w swoim oświadczeniu. Jeśli pełnomocnictwo wynika z działania w charakterze wspólnika reprezentującego spółkę handlową, pełnomocnik powinien określić sposób reprezentacji spółki. Wniosek może również zostać złożony przez profesjonalnego pełnomocnika, takiego jak radca prawny lub adwokat, lub osobę pozostającą w stałym stosunku zlecenia. W przypadku tej ostatniej, należy dołączyć umowę zlecenie, która ma charakter stały, a nie dotyczy jedynie pomocy przy rejestracji spółki.
Pełnomocnik składa oświadczenie, w którym wskazuje, że otrzymał pełnomocnictwo, z określeniem podmiotu, który go udzielił, osoby lub osób udzielających pełnomocnictwa w charakterze reprezentantów podmiotu, jeśli pełnomocnictwo nie dotyczy działania w imieniu osoby fizycznej, daty udzielenia pełnomocnictwa oraz jego zakresu.