Książka przychodów i rozchodów (KPiR) to dokumentacja finansowa, która służy do rejestrowania przychodów i rozchodów firmy lub przedsiębiorcy indywidualnego. Jest to podstawowe narzędzie księgowe, które umożliwia monitorowanie i kontrolę finansową działalności. Księga przychodów i rozchodów zawiera szczegółowe informacje na temat wszystkich operacji finansowych związanych z działalnością gospodarczą. Takich jak sprzedaż towarów lub usług, koszty zakupu, opłaty, podatki, wynagrodzenia pracowników itp. Rejestruje się w niej zarówno przychody (wpływy) jak i rozchody (wydatki) związane z prowadzeniem działalności. Jest ona najpopularniejszą formą prowadzenia ewidencji księgowej wybieraną przez małych przedsiębiorców.
Kto może prowadzić KPiR?
Książkę przychodów i rozchodów mogą prowadzić osoby:
- prowadzącę jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne oraz spółki jawne,
- rozliczające podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowej,
- której przychody netto działalności nie przekraczają 10 mln złotych,
- duchowne, które zrezygnowały z prawa obniżonego podatku dochodowego.
Warto mieć na uwadze, że nawet pojedynczy znaczący przychód może wymagać przejścia na pełną księgowość. W takiej sytuacji istnieje jednak możliwość powrotu do prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR), ale dopiero od kolejnego roku podatkowego, pod warunkiem, że przychody za poprzedni rok nie przekroczyły określonego limitu.
Kiedy założyć i jak prowadzić KPiR?
Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
Można ją prowadzić papierowo lub elektronicznie. Jeśli będzie ona prowadzona w formie papierowej wszystkie dokumenty muszą być spięte i ponumerowane.
Jeżeli prowadzenie księgi przychodów i rozchodów odbywa się w formie elektronicznej, podatnik powinien spełnić pewne podstawowe warunki, które zapewnią prawidłową i zgodną z przepisami prowadzenie dokumentacji. Są to:
- Określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi.
- Stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym.
- Przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.
Jakie dokumenty zawiera KPiR?
- faktury VAT, dokumenty celne, rachunki,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- dzienne zestawienia dochodów, czyli faktury dotyczące sprzedaży,
- raporty fiskalne,
- noty księgowe,
- opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych.
Gdzie i jak długo należy przechowywać KPiR?
Książkę przychodów i rozchodów należy przechowywać w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności. Jeśli twoją księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe to cała dokumentacja musi być przechowywana w biurze.
Księgę wraz ze wszystkimi dokumentami należy przechowywać 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi.
Jak ewidencjonować Księgę Przychodów i Rozchodów?
Są dwie metody ewidencjonowania KPiR:
Metoda memoriałowa polega na podziale kosztów na dwie kategorie: koszty bezpośrednie (koszty, których nie można jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu). Także koszty pośrednie (to koszty które można przyporządkować do przychodu), które są związane z osiągniętym w danym roku przychodem. Ten podział jest istotny, ponieważ determinuje, w jakim okresie zostaną uwzględnione koszty w ewidencji, zależnie od przyporządkowania do odpowiedniej kategorii.
Metoda kasowa (uproszczona) polega na tym, że koszty w prowadzeniu Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) należy uwzględnić w dniu ich poniesienia. W tej metodzie nie jest konieczne dokonywanie podziału kosztów na kategorie pośrednie i bezpośrednie, ani przyporządkowywanie ich do konkretnych przychodów.
Jak zamknąć Księgę Przychodów i Rozchodów?
Po zakończeniu każdego roku podatkowego należy zamknąć KPiR, podsumowując poszczególne kwoty. Można je sumować pod koniec miesiąca lub narastająco przez cały rok. Zdecydowanie łatwiejszym sposobem jest pierwszy sposób, ponieważ po podsumowaniu jest policzony cały rok.
Ostatniego dnia roku należy sporządzić również remanent, który obejmuje wszystkie towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, wyroby, braki oraz odpady.
Po wykonaniu remanentu należy wycenić spisane składniki majątku. Termin na zrealizowanie to 14 dni.
Książka przychodów i rozchodów stanowi nieodzowne narzędzie dla przedsiębiorców, umożliwiając im skuteczną kontrolę finansową i monitorowanie działalności gospodarczej. Przy zachowaniu odpowiednich zasad i staranności w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów, przedsiębiorcy mogą zyskać wiele korzyści. Umożliwia ona zachowania porządku finansowego, skuteczne planowanie budżetu, ocenę rentowności oraz sporządzanie raportów i sprawozdań finansowych. Warto pamiętać, że księga przychodów i rozchodów stanowi jedynie podstawę dla bardziej zaawansowanej analizy finansowej. W miarę rozwoju działalności gospodarczej, przedsiębiorcy mogą rozważać bardziej zaawansowane metody rachunkowości, takie jak na przykład pełna księgowość podwójna.